BCD Meetings & Events promueve la centralización del gasto

BCD Meetings & Events promueve la centralización del gasto como estrategia para optimizar el control y aumentar el retorno de inversión en la organización de congresos.

En la industria global de reuniones, la descentralización del gasto continúa generando desafíos operativos. Por ello, BCD Meetings & Events recomienda un modelo de gestión centralizada como vía para enfrentar dichos retos.

Además, Liz Dodson, Congress Practice Area Lead en BCD Meetings & Events, destacó la necesidad de visibilidad y coordinación para tomar decisiones estratégicas en este rubro.

Desde hace años, las organizaciones dividen el gasto en congresos en múltiples áreas. Por ejemplo, los patrocinios provienen de equipos de marca. En contraste, los registros, alojamientos y traslados suelen cargarse a presupuestos individuales.

Asimismo, las delegaciones locales de distintos países, incluidos profesionales de la salud, financian sus gastos de manera independiente. Esta fragmentación impide a las sedes globales conocer el monto total de inversión.

Como resultado, tres consecuencias destacan. Primero, la imposibilidad de cuantificar el gasto real dificulta medir el retorno de inversión y planificar con precisión eventos futuros.

Segundo, no verificar el gasto total limita las posibilidades de obtener beneficios con sociedades profesionales, como acceso prioritario a hoteles y espacios de exhibición.

Tercero, la descentralización impide aprovechar economías de escala con proveedores estratégicos como cadenas hoteleras o empresas locales de gestión de destinos.

BCD Meetings & Events y la gestión de congresos

Por ello, BCD Meetings & Events propone una centralización que permita identificar oportunidades de ahorro y evitar costos innecesarios. Además, esta práctica puede reducir riesgos mediante lineamientos claros y procesos consolidados.A continuación, se enumeran algunas acciones sugeridas por BCD Meetings & Events para aplicar esta estrategia:

• Priorizar delegados con mayor potencial de retorno mediante definiciones estratégicas sobre asistencia.
• Implementar cronogramas que fomenten registros anticipados, con el objetivo de aprovechar descuentos.
• Reasignar habitaciones no utilizadas entre países, evitando penalizaciones por cancelaciones y optimizando inventarios.
• Fortalecer acuerdos con socios preferentes que garanticen condiciones contractuales más favorables.

Para lograrlo, BCD Meetings & Events plantea la necesidad de colaboración entre las distintas unidades del negocio. También, recalca la importancia de una comunicación constante con las partes interesadas en cada región.

La empresa apoya a sus clientes con un modelo de madurez que permite evaluar el estado actual de sus políticas de congresos y acompañarlos en su desarrollo progresivo.

Caso de éxito

Por otra parte, BCD Meetings & Events presentó un caso concreto de gestión en América Latina. Un cliente solicitó seis habitaciones por medio de un portal individual de reservas, pero encontró disponibilidad limitada en el hotel preferido.

Entonces, el equipo de Grupos gestionó directamente con el Hotel Barceló Imagine para ampliar el número de habitaciones bloqueadas. Posteriormente, publicaron las opciones disponibles en la plataforma de reservas.

Como resultado, se logró cubrir la necesidad inmediata del cliente sin retrasos ni complicaciones, lo que permitió cumplir los objetivos operativos.

Este ejemplo evidenció tres factores clave en la gestión de congresos: acción proactiva, coordinación entre equipos y búsqueda de soluciones ante alta demanda.

BCD Meetings & Events sugiere que centralizar el gasto en congresos permite mejorar la eficiencia operativa, controlar la inversión y optimizar recursos. Por ello, promueve la adopción de prácticas estandarizadas y alianzas con proveedores estratégicos.

La compañía ofrece su experiencia global para acompañar a organizaciones en el diseño e implementación de políticas de congresos basadas en datos, procesos definidos y resultados medibles.