Mientras disfruto del vuelo a un hermoso destino de playa de nuestro México, para arrancar la operación de una convención pienso en el fantástico poder del minute by minute de un evento
Repaso los últimos cambios que nos pasó el cliente en su agenda para hacer las modificaciones en nuestro «minute by minute» y poder comunicarlo a mi equipo, haciendo esto reflexionó la importancia de esta herramienta.
Mejor conocido como minuto a minuto
El “minute by minute” es el documento que armamos los organizadores de eventos para saber lo que va a pasar durante el tiempo que dura un evento, literal minuto a minuto, ya sea de unas cuantas horas o varios días, en base a este documento podemos planear y organizar la operación y coordinación del mismo:
Es la base para el programa operativo que guía la coordinación total del evento.
La herramienta del minute by minute de un evento
Nos permite tener un panorama general de principio a fin considerando pre y post evento.
Cuando el cliente nos solicita cambios es mucho más fácil tener claridad de lo que se puede o no se puede modificar y/o intercalar. La cita de diversos proveedores para entregar artículos o prestar servicios.
Momentos de inicio y cambios de montajes. Determinar los momentos de mayor impacto para los participantes para lograr los objetivos del evento.
Estar preparados para el inicio y fin de cada actividad así como asignar responsables encargados de supervisar y garantizar que todo ocurra en el momento indicado.
Es una herramienta que de su correcta elaboración depende en gran medida el éxito de un evento cualquiera que sea.
Cuando los clientes sorprendidos nos preguntan wow! Cómo pueden controlarlo todo y estar en todo a la vez? El gran secreto es el súper poder que nos da nuestro minute by minute!
Y ahora sí, ya llegue a mi destino, lista para operar y coordinar una convención y todo el equipo listo y preparado para comenzar.
Por: Andrea García Ponds
- CEO: Zahír Special Events & Meetings
- Dedicada a organización de eventos empresariales
Radicada en Ciudad de México - andreag@zahir.mx
- zahir.mx
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